Una parte básica de la gestión de una PYME es la creación y administración de documentos legales. Si tienes una PYME, y no sabes como gestionar los documentos legales de forma automatizada. Te invitamos a seguir leyendo este post donde encontrarás toda la información que necesitas para empezar a gestionar tus documentos de forma fácil y rápida.
¿Qué es un documento legal?
Primero que nada, y aunque parezca una obviedad, aclararemos qué es un documento legal y que los diferencia de cualquier otro. A diario, las empresas generan una gran cantidad de documentos. Sin embargo, los documentos legales son de vital importancia porque son los que acreditan, ante las autoridades competentes, la veracidad y legalidad de un acuerdo, trámite, acontecimiento o acciones derivadas de las actividades empresariales de la misma.
¿Qué características debe tener un documento para ser considerado legal?
Un documento será considerado legal si cumple con tres especificaciones:
- Firma de las partes que intervienen en el acuerdo, acto o acontecimiento.
- Sello que certifique su autenticidad.
- En algunos casos, se necesitará que lo avale un funcionario público.
¿Cuál es la función de los documentos legales?
- Legitimar un acuerdo.
- Legalizar y autentificar un trámite.
- Validar que una acción se llevó a cabo en mutuo acuerdo de los participantes.
- Formalizar acciones, otorgar derechos o generar obligaciones entre los interesados.
Tener el control de los documentos de tu empresa te permitirá constatar que la información se encuentra respaldada ante cualquier eventualidad.
¿Qué tipo de documentos se generan en una empresa?
En las empresas se genera una gran cantidad de documentos, pero comúnmente se concentra mayor esfuerzo en estas tres categorías.
- Documentos administrativos. Son todos aquellos documentos derivados de gestiones administrativas como la generación de avisos, cartas poder, políticas de privacidad o cartas de recomendación.
- Contratos. Los contratos son los documentos que más flujo de información generan en una empresa. Gestionar contratos individuales de trabajo, contratos por prestación de servicios, contratos de confidencialidad, contratos de compra-venta, o contrato de apertura de crédito, entre otros, resulta una actividad demandante cuando se tienen que hacer manualmente.
- Documentos financieros. Los documentos financieros que más se generan en una empresa son recibos o pagares.
Gestiona digitalmente los documentos de tu empresa
Afortunadamente, y gracias a herramientas tecnológicas, es fácil gestionar documentos legales de forma automatizada. Hay muchas empresas que aún siguen invirtiendo horas y esfuerzo creando documentos manualmente.
¿Cuáles son los beneficios de automatizar la creación de los documentos legales y administrativos en tu empresa?
- Facilidad y rapidez para crear todos los documentos legales.
- Agilizar la creación de contratos y trámites administrativos.
- Personalizar los documentos según las necesidades e imagen corporativa de tu empresa.
- Disminuir las probabilidades de cometer errores humanos.
- Resguardar los documentos en una plataforma digital segura y permanente.
- Clasificar y organizar la información de tus documentos en la nube.
¿Es posible firmar digitalmente los documentos de tu empresa?
Gracias a las nuevas tecnologías, es posible firmar tus documentos legales y administrativos desde donde te encuentres. Solo necesitas una herramienta digital que, además de ofrecerte la generación de documentos y su resguardo en la nube. También te, proporcione la oportunidad de firmar todos tus documentos digitalmente y con validez jurídica.
Gestiona tus documentos legales en 3 pasos con Sistema Enkel
Con Sistema Enkel podrás generar tus documentos fácilmente. Solo necesitas:
- Elegir el documento
- Completar el documento y personalizarlo con la información de tu empresa
- Por último, generar el documento e imprimirlo
¡Listo, así de fácil será generar los documentos legales de tu empresa desde la plataforma de Sistema Enkel!
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