Un proceso de cotización nace de una petición del cliente por conocer los costos de productos y servicios. Entregar una cotización de manera completa y eficiente es parte fundamental de ofrecer un buen servicio al cliente. Además, entregar una cotización en tiempo y forma podría suponer ganar o perder una oportunidad de venta. Por ese motivo, en el siguiente artículo, compartimos contigo como hacer una cotización en poco tiempo.
¿Qué es una cotización?
Una cotización es un documento por medio del cual un vendedor ofrece un presupuesto del costo de un producto o servicio. Para muchas empresas una cotización representa el inicio de una negociación. Los clientes pueden ajustar los servicios o productos según su presupuesto, o negociar mejores precios. Así mismo, las cotizaciones sirven para evitar malentendidos acerca de la cantidad de servicios o productos que se ofrecen y sus respectivos costos.
Elementos de una cotización.
Las cotizaciones deben tener elementos claves que proporcionen información completa y detallada de la empresa, los productos, costos, garantías o términos especiales. A continuación, enumeramos los principales elementos que debe tener una cotización:
Datos del negocio
Los datos del negocio son imprescindibles para que la persona que recibe la cotización sepa el nombre de la empresa. Además, puedes incluir otros datos para que se contacten contigo como tus medios de contacto como número, teléfono o página web. Asimismo, deberás añadir otros datos como:
Nombre o razón social de la empresa o profesional que emite la cotización
- Dirección
- Teléfono
- Correo electrónico
- Logotipo
Datos del receptor
En este rubro se colocan los datos correspondientes al cliente o prospecto. Es imprescindible incluir el nombre de la empresa y los datos del representante de la empresa con quienes se estén llevando a cabo las negociaciones. También debes incluir los datos de los clientes.
- Nombre o razón social del cliente
- Dirección
- Teléfono
- Correo electrónico
Concepto
El concepto es la descripción del producto o servicio que ofreces, puede incluir el modelo o detalles relevantes del producto o servicio.
Importes
Una vez agregado el concepto hay que añadir el importe. El importe debe aplicarse de manera desglosada. Es decir, hay que mencionar el monto unitario y total, el IVA, en caso de que se cobre este u otro impuesto. Así mismo, es necesario indicar el tipo de moneda y la cantidad de productos, así como la unidad de medida.
Descuentos
Es necesario especificar si se ofrece algún tipo de descuento y el monto del porcentaje.
Términos
También será necesario aclarar si existen ciertas condiciones de pago. Por ejemplo, si el pago se realiza por medio de transferencia electrónica bancaria, cheque, tarjeta de crédito, etc. Además, es necesario gestionar los plazos de pago y el periodo durante el cual la cotización es válida.
¿Cómo hacer una cotización en poco tiempo?
Si vas empezando puedes hacer un archivo editable que te permita generar cotizaciones personalizadas. Puede ser un archivo en Excel o en algún creador de documentos. En cambio, si buscas profesionalizar el funcionamiento de tu empresa. Puedes usar un software que te permita generar las cotizaciones de forma automatizada. Actualmente, existen software CRM que permiten optimizar el proceso.
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